Gestion de collection

Suite à mon post sur "commencer en micro-minéralogie" j'ai reçu pas mal de demande pour le fichier ACCESS qu'Eric est en train de nous concocter.

Le voilà maintenant terminé et prêt à arriver entre vos mains si certains le souhaite.

Bon vous me connaissez, rien n'arrive jamais seul et il me semble intéressant de connaitre de point de vue du master dans le domaine (il faut un peu flatter l'égo de Mr), je vais donc lui laisser la parole :)

Pourquoi est-ce important de classer ces boites de manière claire et organisée ?

Un exemple simple, quand Elise rachète une collection, c'est une de nos première questions, "Y a t'il un fichier". Pourquoi ? Je peux connaitre en un coup d'œil le nombre de boites, d'espèce, taille et parfois même la qualité (bien que ce critère soit propre à chacun).

D'autre part, quand vous souhaitez chercher rapidement une boite, un meuble bien rangé et étiqueté permet de retrouver cette dernière rapidement.

Comment classes-tu tes boites et dans quel ordre ?

Dans un premier temps, j'avais commencé par classer selon le département puis je me suis vite rendu compte que certains tiroirs ne seraient jamais pleins ( Corrèze, Gers, ile de France...), il a donc fallu trouver un nouveau système qui soit plus optimisé.

Maintenant, j'aime classer nos boites par région (pour la France ), par pays et par numéros croissants (voir photo).

Chaque tiroir est donc attribué à un ou plusieurs lieux puis, les numéros rangés du plus petit au plus grand. Ainsi quand je fais une recherche, tous les gisements d'une région sont rassemblés et faciles à retrouver au besoin

Il nous arrive régulièrement de faire un tri et que je me sépare d'une boite, notamment car notre perception évolue avec le temps. Son numéro est mis en attente afin d'être réattribué à une future entrée ainsi, je connais le nombre exact de boites dans la collection sans vide.

Meuble de collection a tiroir haut et bas de type ValRex, très pratique !

Pourquoi préfères-tu ACCESS à EXCEL ?

Je cherchais à avoir une vrai base de données complète et non juste un tableur. Mon souhait était d'avoir la possibilité de compléter les champs automatiquement sans avoir à ressaisir les informations, une présentation claire et concise, des fiches de remplissage de type formulaire qui permettent d'avoir toutes les informations rassemblées (IMA, gisement et contact..) et des états* résumés sur différents critères (par espèces, gisement, bourse)

*Un état est une vue résumée d'un critère

Pourquoi as-tu créée cette base ?

Fx a grandement participé à cela :), il m'a guidé et convaincu des avantages de cette base de donnée par rapport à un tableur plus linéaire.

Il m'a quand même fallu un coup de pouce de geeks spécialistes du milieu pour travailler le code VBA.

ACCESS est toujours un peu compliqué à prendre en main mais une fois que l'on maitrise, c'est un outil fantastique !

L'étiquetage ?

J'ai intégré dans mes fiches de remplissage une vue de l'étiquette, cette dernière une fois remplie sera enregistrée et pourra être copiée directement sur le gabarit de vos étiquettes, croyez moi, c'est du temps gagné !

Pour conclure, il me semble quand même très important d'avoir un fichier et rangement bien organisé car si vous vous y retrouver aujourd'hui ce ne sera peut-être pas le cas plus tard quand le nombre de pièces sera trop important.

Si certain d'entre vous souhaitent avoir le fichier et nous faire des retours sur son utilisation, n'hésitez pas a envoyer un mail à Eric E79.penet@gmail.com, promis il est gentil et ne mord pas hihi.

Minéralogiquement,

Elise et Eric